„Cât timp trebuie să păstrez facturile?” are un răspuns scurt și consecințe mari dacă îl ignori: ani de zile. Odată pus la punct un sistem simplu de arhivare, nu mai trebuie să te gândești la asta în fiecare lună.
Obligația legală de păstrare
Documentele justificative și registrele contabile se păstrează, ca regulă, timp de 10 ani; pentru unele documente legea prevede alte termene, pe care le verifici separat. Facturile fac parte din documentele justificative. La un control, ANAF poate cere documente din urmă cu ani, iar „nu le mai am” nu este un răspuns acceptabil.
De reținut
Ce înseamnă „arhivă legală”
Nu e suficient să ai un PDF pe desktop. Arhiva legală înseamnă păstrarea documentelor în formă integră, accesibilă și verificabilă pe toată durata obligației. Pentru facturile electronice, asta include ZIP-urile brute descărcate din sistemul ANAF, nu doar o reprezentare vizuală.
Cum o rezolvi în practică
- Descarcă din SPV fișierele ZIP ale facturilor emise și primite (XML-ul și mesajul de validare), nu doar PDF-urile, cât timp sunt disponibile pentru descărcare.
- Păstrează-le într-un loc organizat (pe ani și luni), cu cel puțin o copie de siguranță separată.
- Verifică din când în când că fișierele se deschid și că nu lipsesc luni întregi.
Și facturile vechi?
Dacă vii de la alt soft sau din Excel, exportă-le și păstrează-le în aceeași arhivă — vezi cum îți muți facturile din Excel sau alt soft. Iar dacă vrei să înțelegi cum se leagă arhiva de evidența curentă, vezi registrul de încasări și plăți.
Informații cu caracter general, nu consultanță fiscală sau juridică individuală. Cotele, pragurile și termenele se pot schimba de la un an la altul; pentru situația ta, verifică pe site-ul ANAF sau ONRC ori întreabă un contabil.
Publicat inițial: